Werknemers hebben recht op inzage van eigen personeelsdossier

Rechtbank Midden-Nederland 25 augustus 2018, IEF 17941; IT 2624; ECLI:NL:RBMNE:2018:3624 (Werknemer tegen werkgever) Inzage personeelsdossier. Persoonsgegevens. AVG. De werknemer, die op 11 februari 2002 in dienst is getreden, heeft zich op 5 maart 2018 ziekgemeld. Nog geen twee maanden later informeerde de werkgever hem dat hij de auto en telefoon die hij heeft gekregen, op grond van zijn arbeidsovereenkomst dient terug te geven. De werkgever heeft de auto dringend nodig en de werknemer heeft deze, vanwege zijn arbeidsongeschiktheid, niet meer nodig voor zijn werkzaamheden, aldus de werkgever. Dit heeft de werknemer niet gedaan, waarop de werkgever de kosten voor het huren van een vervangende auto heeft ingehouden op het salaris. Werknemer vordert onder andere afgifte van zijn volledige personeelsdossier. Ook als het personeelsdossier door de werkgever niet geautomatiseerd wordt verwerkt, is de rechter van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als bestand in de zin van de AVG. De vordering wordt toegewezen.

Personeelsdossier
4.11. Tot slot heeft [eiser] verzocht om afgifte van (een kopie van) zijn volledige personeelsdossier. Hij grondt zijn vordering op artikel 15 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verder te noemen de AVG. De vraag is of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en dienovereenkomstig op het verzoek tot inzage in het personeelsdossier.
4.12. De verordening is op grond van artikel 2 lid 1 AVG van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Niet duidelijk is of het personeelsdossier van [eiser] geautomatiseerd wordt verwerkt, bijvoorbeeld in een online-database of op de computer opgeslagen documenten. Wanneer dat het geval is, valt het personeelsdossier onder het materiële toepassingsgebied van artikel 2 lid 1 AVG. Wanneer de documenten in het personeelsdossier van [eiser] echter niet geautomatiseerd worden verwerkt, dient nog te worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als ‘bestand’ in de zin van datzelfde artikel. Om als bestand in de zin van artikel 4 lid 6 AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Zoals blijkt uit de geschiedenis van de totstandkoming van artikel 1 van de aan de AVG voorafgaande Wet Bescherming Persoonsgegevens (Kamerstukken II, 25 892, nr. 3, blz. 53 en 54) is daarvoor een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste “gestructureerd geheel” houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont (zie ECLI:NL:RVS:2014:2594). Ook voor zover het personeelsdossier door [gedaagde] niet geautomatiseerd wordt verwerkt, is de voorzieningenrechter van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar [eiser] zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als ‘bestand’ in de zin van de AVG waarmee het dus sowieso onder het materiële toepassingsgebied van artikel 2 lid 1 AVG valt.
4.13. Daarmee staat vast dat de werknemer – in dit geval [eiser] – bescherming geniet onder de AVG. Op grond van artikel 15 lid 1 AVG heeft de betrokkene onder meer het recht om – wanneer duidelijk is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt – inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. Op grond van het derde lid van bovengenoemd artikel heeft de betrokkene eveneens recht op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt.
4.14. Tijdens de mondelinge behandeling heeft [gedaagde] aangegeven dat zich in het personeelsdossier van [eiser] slechts de arbeidsovereenkomst bevindt. Het is gebruikelijk binnen de onderneming dat zaken mondeling worden besproken en niet worden vastgelegd in het personeelsdossier. Daarbij heeft [gedaagde] aangegeven dat het voor haar niet bezwaarlijk is om een kopie toe te sturen en zij aan het verzoek van [eiser] hiertoe gehoor zal geven. Nu [gedaagde] deze vordering van [eiser] aldus heeft erkend, zal deze worden toegewezen. Gezien de toezegging van [gedaagde] ziet de voorzieningenrechter geen aanleiding tot het opleggen van een dwangsom.